W jakiej formie złożyć skuteczne oświadczenie o rezygnacji z funkcji członka zarządu w spółce z o. o. i spółce akcyjnej?

Wydaje się być poza sporem, iż oświadczenie woli o rezygnacji członka zarządu, podobnie jak wypowiedzenie, wymaga zakomunikowania innej osobie, oraz że podmiotem zainteresowanym tym oświadczeniem w sensie materialnoprawnym będzie spółka jako osoba prawna. Kwestią otwartą pozostanie pytanie w jakiej formie oświadczenie o rezygnacji powinno zostać złożone?

Na wstępie rozważań co do formy oświadczenia o rezygnacji członka zarządu spółki kapitałowej, należy wyraźnie zaznaczyć, iż żaden przepis prawa powszechnie obowiązującego nie wskazuje precyzyjnie konkretnego rodzaju tej formy dla komentowanego oświadczenia o rezygnacji. W takim przypadku należy się niewątpliwie odnieść do zasad ogólnych prawa cywilnego, w tym poprzez art. 2 k.s.h. do art. 60 k.c., który stanowi, że z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej. Ponieważ w zakresie formy oświadczenia o rezygnacji ustawodawca nie zastrzegł szczególnych wyjątków, dlatego też znajdzie do niego reguła ogólna określona w przytoczonym art. 60 k.c. (przez art. 2 k.s.h.). W doktrynie podnosi się, iż rezygnacja z funkcji członka zarządu spółki może być skutecznie złożona np. przez telefon, wysłanie listu zawierającego odpowiednie oświadczenie woli, ustnie, za pomocą wiadomości tekstowej sms, za pomocą wiadomości przesłanej w formie poczty elektronicznej.

Kwestią otwartą pozostaje pytanie, czy rezygnacja może zostać skutecznie złożona poprzez tzw. milczenie. Zgodnie z doktryną prawa cywilnego „milczenie nie uzewnętrznia woli, ale powszechnie uważa się, że w wyjątkowych okolicznościach, w których dana osoba powinna oświadczyć swą wolę w określonej sprawie i mogła to uczynić, jej milczenie może świadczyć o zajęciu konkretnego stanowiska […] i zostać uznane za oświadczenie woli […]” (S. Rudnicki (aktualizacja Roman Trzaskowski), komentarz do art. 60 k.c., [w:] pod redakcją J. Gudowskiego, Kodeks cywilny. Komentarz. Tom I Część ogólna, Warszawa 2014, str. 554). Skoro więc milczenie co do zasady nie uzewnętrznia woli, to należy jednak się przychylić do poglądu, że nie można skutecznie złożyć rezygnacji z funkcji członka zarządu spółki kapitałowej w sposób milczący. Ratio legis art. 60 k.c. polega na ukształtowaniu sposobu wyrażania woli podmiotu prawa cywilnego, która powinna wywołać określony skutek prawny, skoro tylko oświadczenie woli stanowi treść czynności prawnej. Pomimo braku szczególnej formy dla oświadczenia o rezygnacji, od strony praktycznej najbezpieczniejsze wydaje się jednak wybranie takiej formy, która może zostać potem wykorzystana dla celów dowodowych. Dlatego też praktyka nie korzysta z formy ustnej rezygnacji, czy też telefonicznej. Najbezpieczniejsza wydaje się forma pisemna z zachowanym dowodem doręczenia spółce (tzw. zwrotne poświadczenie odbioru) oświadczenia np. za pomocą operatora pocztowego. Także forma poczty elektronicznej wydaje się względnie bezpieczną formą z uwagi na brzmienie art. 61 § 2 k.c. Wreszcie można także sporządzone oświadczenie o rezygnacji złożyć na piśmie, otrzymując tzw. prezentatę spółki na kopii oświadczenia o rezygnacji.

Zachowanie odpowiedniej formy oświadczenia o rezygnacji, które można w razie ewentualnego sporu udokumentować, czasami może mieć niebagatelne znaczenie np. w związku z odpowiedzialnością wskazaną w art. 299 k.s.h., czy też odpowiedzialnością członka zarządu ukształtowaną na podstawie art. 116 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z ogólną regułą wyrażoną w art. 6 k.c. ciężar udowodnienia skutecznie złożonej rezygnacji spoczywa na byłym już członku zarządu spółki w przypadku, gdyby chciał się uwolnić od odpowiedzialności za zobowiązania spółki.

r. pr. Paweł Turowski